System e-doręczeń to rewolucja w zakresie wymiany dokumentów formalnych między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Wprowadzenie tej usługi w Polsce wynika z ustawy o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku i ma na celu cyfryzację procesów administracyjnych oraz uproszczenie obiegu dokumentów. Co oznacza obowiązek e-doręczeń dla przedsiębiorców? Jakie korzyści i obowiązki się z nim wiążą? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu z perspektywy prawnej.

Czym są e-doręczenia i dlaczego wprowadzono taki system?

E-doręczenia to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru. System ten zapewnia formalny, bezpieczny i prawnie uznany sposób przesyłania dokumentów. Dzięki niemu zarówno nadawca, jak i odbiorca mają pewność co do autentyczności dokumentów oraz momentu ich doręczenia.

Wdrożenie systemu e-doręczeń wynika z konieczności dostosowania polskiego prawa do unijnej dyrektywy eIDAS, która promuje cyfrową komunikację w państwach członkowskich UE. Celem jest usprawnienie wymiany informacji, obniżenie kosztów korespondencji oraz zwiększenie transparentności działań administracyjnych i biznesowych.

Obowiązek e-doręczeń dla przedsiębiorców

Zgodnie z przepisami, obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy stopniowo określonych grup przedsiębiorców:

• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – termin obowiązuje od 01.01.2025 r.
• Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. – termin obowiązuje od 01.01.2025 r.
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. – termin obowiązuje od 01.04.2025 r.
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. – termin obowiązuje od 01.07.2025 r.
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – termin obowiązuje od 01.10.2026 r.

Więcej o tym systemie możesz dowiedzieć się podczas kompleksowych szkoleń z e-doręczeń.

Jak przedsiębiorca może założyć adres e-doręczeń?

Założenie adresu do e-doręczeń jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy objętego przepisami ustawy. Proces rejestracji przebiega w kilku prostych krokach:

1. Rejestracja na portalu gov.pl
   Przedsiębiorca zakłada konto w systemie e-doręczeń, korzystając z platformy administracji publicznej.
2. Weryfikacja tożsamości
   Potwierdzenie tożsamości odbywa się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. Uzyskanie adresu do doręczeń
   Po zakończeniu rejestracji użytkownik otrzymuje unikalny adres do doręczeń elektronicznych, który jest wpisywany do publicznego rejestru.

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z e-doręczeń

E-doręczenia przynoszą przedsiębiorcom wiele korzyści, zarówno w kontekście codziennego zarządzania dokumentacją, jak i bezpieczeństwa prawnego.

1. Oszczędność czasu i pieniędzy

Korzystanie z e-doręczeń eliminuje konieczność wysyłania dokumentów pocztą tradycyjną, co obniża koszty i przyspiesza proces komunikacji.

2. Pewność prawna

System e-doręczeń zapewnia urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD), które ma moc dowodową równą przesyłce poleconej z potwierdzeniem odbioru.

3. Transparentność i archiwizacja

Wszystkie wysłane i odebrane dokumenty są rejestrowane w centralnym systemie, co ułatwia ich archiwizację i odtworzenie historii korespondencji.

4. Zgodność z przepisami

Przedsiębiorcy, którzy wdrożą e-doręczenia, spełniają wymogi prawa, unikając potencjalnych sankcji za niewywiązywanie się z obowiązku cyfryzacji korespondencji.

5. Bezpieczeństwo

System e-doręczeń wykorzystuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania i ochrony danych, co minimalizuje ryzyko wycieku informacji.

Ryzyka związane z niedostosowaniem się do przepisów

Przedsiębiorcy, którzy nie założą adresu do doręczeń elektronicznych w wymaganym terminie, narażają się na poważne konsekwencje:

• Brak możliwości skutecznego odbioru urzędowych dokumentów,
• Potencjalne sankcje administracyjne,
• Ryzyko pominięcia istotnych informacji, które mogą wpłynąć na działalność firmy.

Warto pamiętać, że w przypadku nieodebrania dokumentu wysłanego przez e-doręczenia, zostanie on uznany za doręczony po upływie 14 dni od wysłania – nawet jeśli przedsiębiorca go nie przeczytał.

Jak przygotować firmę do korzystania z e-doręczeń?

Przedsiębiorcy powinni podjąć kroki, które umożliwią sprawne wdrożenie e-doręczeń w ich działalności:

1. Audyt procesów komunikacji – sprawdzenie, jakie dokumenty najczęściej są wymieniane z urzędami i kontrahentami.
2. Szkolenie pracowników – przeszkolenie zespołu w zakresie obsługi systemu e-doręczeń oraz przepisów prawnych.
3. Integracja systemów IT – wdrożenie narzędzi wspierających zarządzanie korespondencją elektroniczną.
4. Rejestracja w systemie e-doręczeń – założenie adresu i przetestowanie systemu.

Dlaczego warto skorzystać ze szkoleń z zakresu e-doręczeń?

Zmieniające się przepisy prawa oraz rosnąca cyfryzacja procesów administracyjnych sprawiają, że znajomość zasad działania e-doręczeń staje się kluczowa dla przedsiębiorców. Centrum Verte oferuje kompleksowe szkolenia z e-doręczeń, które pomogą zrozumieć obowiązki wynikające z ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz wdrożyć je w praktyce. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć błędów, usprawnić procesy komunikacji i działać zgodnie z przepisami.

Podsumowanie

E-doręczenia to ważny krok w kierunku cyfryzacji polskiego systemu administracyjnego i uproszczenia komunikacji między przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. Dla firm objętych obowiązkiem korzystania z tej usługi oznacza to konieczność dostosowania się do nowych przepisów, ale również szereg korzyści, takich jak oszczędność czasu, bezpieczeństwo i zgodność z prawem. Warto zadbać o odpowiednie przygotowanie i szkolenia z e-doręczeń, aby były one efektywnym narzędziem w codziennej działalności firmy.

—

Artykuł sponsorowany