KSeF a dokumenty kosztowe: jak usprawnić procesy i uniknąć chaosu w firmie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w polskiej księgowości od lat. Dotychczasowa rutyna, polegająca na oczekiwaniu na listonosza lub wiadomość e-mail z załącznikiem PDF, odchodzi do przeszłości. W nowym modelu to my musimy wybrać się po dokumenty do bazy ministerialnej. Jeśli firma nie przygotuje się na ten zwrot, dział księgowości może zostać sparaliżowany przez napływ nieopisanych i niezweryfikowanych danych.

Jak KSeF zmienia obieg dokumentów kosztowych

Podstawowa różnica polega na zmianie kierunku przepływu informacji. W erze przedcyfrowej KSeF faktury kosztowe nie istniały. Dokument przychodził do firmy, był rejestrowany, a następnie trafiał na biurko księgowej. Teraz dokumenty pojawiają się w systemie centralnym w momencie ich wystawienia przez kontrahenta. Dla przedsiębiorcy brak fizycznego doręczenia oznacza konieczność regularnego sprawdzania w systemie nowych plików. Jeśli nie zadbamy o systematyczność, na koniec miesiąca możemy obudzić się z setkami niepobranych dokumentów. Co więcej, faktura w KSeF to plik XML, nieczytelny bez wizualizacji. Zmienia się sposób wstępnej weryfikacji, polegając na danych, które muszą zostać zaciągnięte do naszych systemów wewnętrznych, aby stały się zrozumiałą informacją biznesową.

Automatyzacja dekretacji i akceptacji kosztów

Ustrukturyzowana forma e-Faktury to ogromna szansa na przyspieszenie pracy. Ponieważ każdy plik ma ten sam schemat, systemy informatyczne mogę bezbłędnie odczytywać kluczowe dane: NIP, kwoty, daty czy numery konta bankowego. Automatyzacja KSeF eliminuje żmudne przepisywanie danych do komputera, co mogło być źródłem literówek i pomyłek. Dzięki temu pracownicy nie muszą tracić czasu na ręczne wprowadzanie danych. Programy mogą samodzielnie przyporządkować kategorie wydatków na podstawie zdefiniowanych wcześniej reguł lub historii współpracy z danym kontrahentem.

Integracje KSeF z ERP i workflow

Samo pobranie faktury z systemu to dopiero początek. Aby dokument stał się kosztem w rozumieniu księgowym i zarządczym, musi przejść ścieżkę akceptacji. Kluczową rolę odgrywa tu odpowiedni workflow KSeF, czyli elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z bramką ministerialną. Dobre oprogramowanie jest w stanie automatycznie pobierać nowe pozycje z systemu i uruchamiać dla nich dedykowaną ścieżkę akceptacji. Nowoczesne systemy EPR pozwalają na sparowanie faktury z zamówieniem jeszcze zanim człowiek w ogóle na nie spojrzy. Pozwala to na przyspieszenie procesu akceptacji, a w przypadku zgodności kwot z zamówieniem, zautomatyzowanie go w pełni.

Organizacja pracy między działami

Wdrożenie nowego systemu wymaga jasnego podziału ról. KSeF obieg dokumentów musi być precyzyjnie opisany w procedurach. Powinno być jasne, kto odpowiada za opis merytoryczny, a kto zatwierdza płatności. W systemie KSeF data wpływu jest sztywna i niepodważalna, co zmusza do zdyscyplinowania. Niezbędne jest inwestowanie w wiedzę zespołu. Ogóle szkolenia pracowników z zakresu obsługi nowych narzędzi i zasad cyfrowego obiegu są kluczem do uniknięcia zatorów. Świadomość cyfrowej odpowiedzialności jest fundamentem sprawnego procesu.

Jak poprawić terminowość i kontrolę kosztów

Przejście na system centralny sprawia, że relacje na linii my a KSeF dostawcy stają się w pełni transparentne. Sprzedawca widzi, kiedy faktura została przetworzona. To wymusza dyscyplinę płatniczą i daje lepszą kontrolę nad budżetem. Mając podgląd w czasie rzeczywistym w KSeF koszty firmowe, managerowie mogą szybciej reagować na odchylenia od budżetu. Dane spływają na bieżąco, co pozwala na płynniejsze zarządzanie cash flow i unikanie niespodzianek.

—

Artykuł sponsorowany