Zakładanie firmy to proces, który może wydawać się skomplikowany, zwłaszcza dla osób, które robią to po raz pierwszy. W 2024 roku procedury związane z rejestracją firmy są zautomatyzowane, ale nadal wymagają pewnych przygotowań i znajomości formalności. W tym artykule krok po kroku przedstawimy, jak założyć firmę w Polsce, jakie formalności należy spełnić, oraz na co warto zwrócić uwagę, by proces ten przebiegł sprawnie i zgodnie z prawem.

Wybór formy działalności gospodarczej

Pierwszym krokiem w zakładaniu firmy jest wybór odpowiedniej formy działalności gospodarczej. W Polsce istnieje kilka opcji, w tym jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółka jawna, partnerska, czy akcyjna. Wybór ten zależy od wielu czynników, takich jak wielkość planowanej działalności, stopień ryzyka oraz oczekiwany zysk.

Jeśli planujesz działać na niewielką skalę, np. jako freelancer, jednoosobowa działalność gospodarcza może być dla Ciebie najwygodniejszą opcją. Jest to najprostsza forma prowadzenia firmy, która nie wymaga dużego kapitału początkowego, a formalności związane z jej założeniem są stosunkowo łatwe. Warto jednak pamiętać, że odpowiadasz za firmę całym swoim majątkiem.

Jeśli planujesz większą działalność, spółka z o.o. może być lepszym wyborem, ponieważ oddziela Twój majątek osobisty od majątku firmy. Zakładanie spółki z o.o. wiąże się z większymi wymaganiami formalnymi, a także potrzebą wniesienia minimalnego kapitału zakładowego, ale zyskujesz większe bezpieczeństwo finansowe.

Rejestracja firmy w CEIDG lub KRS

Kiedy już zdecydujesz się na formę działalności, kolejnym krokiem jest formalna rejestracja firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej musisz dokonać rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja jest bezpłatna i odbywa się online za pośrednictwem rządowej strony internetowej.

Aby zarejestrować firmę, potrzebujesz Profilu Zaufanego lub e-dowodu, które umożliwiają potwierdzenie tożsamości w systemie. Podczas rejestracji podajesz takie dane jak nazwa firmy, NIP, REGON, a także wskazujesz kody PKD, które określają rodzaj prowadzonej działalności. Warto dokładnie przemyśleć wybór odpowiednich kodów PKD, ponieważ mają one znaczenie dla przyszłych rozliczeń podatkowych.

W przypadku spółek, rejestracja odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Procedura ta wymaga sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego oraz złożenia odpowiednich dokumentów w sądzie. Proces ten trwa dłużej niż rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej, ale jest niezbędny, aby formalnie rozpocząć działalność spółki.

Wybór formy opodatkowania

Następnym krokiem w procesie zakładania firmy jest wybór formy opodatkowania. W Polsce przedsiębiorcy mają do wyboru kilka opcji: opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania zależy od rodzaju prowadzonej działalności, jej skali oraz przewidywanych dochodów.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych to najczęściej wybierana forma opodatkowania. Polega na rozliczaniu się według progresywnej skali podatkowej, gdzie stawki wynoszą 12% lub 32%, w zależności od wysokości dochodu. Jest to korzystne rozwiązanie dla firm, które generują stosunkowo niewielkie dochody, ponieważ mogą korzystać z niższej stawki podatkowej.

Podatek liniowy, z kolei, wynosi 19% i jest stosowany niezależnie od wysokości dochodów. Jest to korzystna opcja dla przedsiębiorców, którzy przewidują wyższe zyski i chcą uniknąć płacenia wyższych stawek podatkowych przy większych dochodach.

Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne

Po zarejestrowaniu firmy i wyborze formy opodatkowania musisz zgłosić się do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Obowiązkowe składki obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz składkę zdrowotną. Składki te muszą być opłacane co miesiąc, nawet jeśli firma nie przynosi dochodów.

Dla nowych przedsiębiorców istnieje możliwość skorzystania z preferencyjnych składek ZUS przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności. Oznacza to, że przez pierwsze dwa lata będziesz płacić niższe składki, co może znacząco obniżyć koszty prowadzenia firmy na początku jej funkcjonowania.

Po okresie preferencyjnym przedsiębiorca musi opłacać składki na zasadach ogólnych. Wysokość składek zależy od minimalnego wynagrodzenia, dlatego warto śledzić zmiany przepisów, które mogą wpływać na wysokość comiesięcznych opłat.

Otworzenie firmowego konta bankowego

Kolejnym ważnym krokiem jest otwarcie firmowego konta bankowego. Chociaż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej teoretycznie można korzystać z prywatnego konta, zaleca się założenie osobnego rachunku firmowego. Dzięki temu oddzielisz finanse osobiste od firmowych, co ułatwi prowadzenie księgowości i kontrolę nad wydatkami.

W przypadku spółek otwarcie firmowego konta bankowego jest obowiązkowe. Konto to będzie niezbędne do realizacji operacji finansowych związanych z działalnością spółki, takich jak opłacanie faktur, wypłaty dla pracowników czy regulowanie zobowiązań podatkowych.

Księgowość i rozliczenia podatkowe

Prowadzenie księgowości to kolejny kluczowy aspekt zarządzania firmą. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możesz zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości w formie uproszczonej księgi przychodów i rozchodów, ale jeśli Twoja firma rozwija się lub planujesz większą skalę działalności, warto rozważyć współpracę z biurem rachunkowym.

Biuro rachunkowe pomoże nie tylko w prowadzeniu księgowości, ale także w rozliczeniach podatkowych i składkach ZUS. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na rozwijaniu swojej firmy, zamiast poświęcać czas na formalności księgowe i administracyjne.

W przypadku spółek księgowość jest bardziej skomplikowana i wymaga prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, co oznacza konieczność współpracy z profesjonalnym księgowym lub biurem rachunkowym. Spółki muszą również składać roczne sprawozdania finansowe w KRS, co jest dodatkowym obowiązkiem administracyjnym.

Podsumowanie

Zakładanie firmy w Polsce w 2024 roku wymaga przejścia przez kilka ważnych etapów, od wyboru formy działalności, przez rejestrację w CEIDG lub KRS, aż po wybór formy opodatkowania i prowadzenie księgowości. Każdy z tych kroków jest istotny i wymaga odpowiedniego przygotowania, aby firma mogła działać legalnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Chociaż proces ten może wydawać się skomplikowany, dzięki odpowiedniej wiedzy i wsparciu specjalistów można go sprawnie przejść, zakładając firmę, która będzie dobrze prosperować.

Autor: Krzysztof Górski